--- title: "Hôtes de programmes (tous les programmes)" canonical: "https://soutien.spordle.com/space/HDF/3978657837/H%C3%B4tes%20de%20programmes%20(tous%20les%20programmes)" format: markdown --- # Comment créer et soumettre une demande en tant qu’hôte   Voici les étapes à suivre pour **créer et soumettre une demande** :   ![How to submit a request.png](media://bb405811-1d87-4b7f-aba5-52ceb6ce7c4a)   1. Cliquez sur le menu déroulant **Tâches** et sélectionnez l’option « Programme » 2. Sous l’onglet « Mes demandes », cliquez sur le bouton **+ Faire une demande**   ![image](media://ed4ddadf-7fef-41f3-b609-589e20f846b4)   3. Dans la fenêtre « Demande de programme » qui apparaît, sélectionner un programme et les options de ce programme et cliquez sur le bouton **suivant**. 4. Remplissez le formulaire « Demande de programme » et cliquez sur le bouton **Suivant**.   ![image](media://7e1bbbe4-b738-4744-97ca-e87f80974e16)   5. Sélectionnez « Soumettre pour approbation » et cliquez sur **Confirmer.**   --- # Comment approuver une demande   Voici les étapes à suivre pour approuver une demande d’organisation en tant qu’administrateur (p. ex., Ontario Hockey Federation)   ![Approbation membre 1 (EN).PNG](media://9cbbc5aa-aa78-4398-a323-ff48ae947343)   1. Dans votre tableau de bord, cliquez sur le menu déroulant **Tâches** :1_one_circle_red: et sélectionnez l’option « Programme » :2_two_circle_red:.   ![Approbation membre 5 (EN).PNG](media://64f29a93-eba3-4fbe-9115-a589304d5c58) ![Approbation membre 8 (EN).png](media://1fac007a-1766-4b13-83b4-0eb2c03defb5)   2. Dans la section « Programme », assurez-vous de sélectionner la saison en cours (p. ex., 2025-2026) :3_three_circle_red:. 3. Sous l’onglet « Inscriptions des hôtes », sélectionnez la demande à approuver dans la liste (dont le statut est « En attente ») :4_four_circle_red:, cliquez sur le bouton **Actions **:5_five_circle_red: et sélectionnez l’option « Gérer l’approbation ».   > ℹ️ - Pour faciliter la recherche des demandes nécessitant une approbation, vous pouvez sélectionner l'option « En attente » dans le champ « Statut » :6_six_circle_blue: . > ℹ️ - Vous pouvez également cocher la case « Action requise » :7_seven_circle_blue: pour afficher toutes les demandes en attente d'approbation.   ![image](media://86cca790-98a7-401d-9bb1-eefa9dc1a29a) 4. Dans la fenêtre « Générer l’approbation » qui apparaît, cliquez sur les boutons Approuver et Confirmer l’approbation (les notes sont facultatives). ![image](media://0c4a0957-663b-4713-aff4-8d30d84d3eb0) --- ![HCR First Shift FR.mp4](media://277ac7ed-05ab-45ab-a32a-9f167a43b70b) Hockey Canada utilise dorénavant le **Registre de Hockey Canada (HCR)** aux fins de la gestion de certains de ses programmes (p. ex., *Première présence, Découvrez le hockey avec Esso, Cheminement vers le hockey,* etc.). À titre d’hôte d’un ou de plusieurs programmes, vous pouvez gérer ceux-ci à partir du module « Tâche » dans le HCR. ![image-20250606-180153.png](media://bafe3023-4fbe-491c-bf7b-541dbb0a01db) C’est à partir de ce tableau de bord que vous pourrez consulter : > Macro (toc) ## Mes demandes Sous l’onglet « Mes demandes », vous trouverez toutes les demandes de programme que vous avez soumises, ainsi que leur statut. Lorsqu’une demande est approuvée et publiée, le programme est automatiquement créé. Selon le type de programme, les boutiques en ligne permettant de s'inscrire au programme seront créées dans le programme et affichées dans le site Web de ce dernier ou dans celui de l'organisation hôte. Si la boutique est créée dans le programme, il est à noter qu'elle ne sera mise en ligne qu'à la date et à l’heure déterminées par le programme et qu'elle sera désactivée au moment déterminé par le programme. Si la boutique est créée dans l’organisation hôte, celle-ci sera responsable de la gestion de l’ouverture et de la fermeture de la boutique en ligne, comme c’est le cas pour toutes vos boutiques en ligne. En cliquant sur le nom du programme, un panneau latéral s’ouvrira. Dans le premier onglet, vous pourrez consulter les informations générales du programme. ![image-20250606-180318.png](media://532b2174-c7ba-4ecc-9c82-bbaa5cc140bc) Dans l’onglet « Formulaire », vous trouverez les formulaires que vous avez remplis lors de la demande de programme. Certains des formulaires liés à la demande sont modifiables afin que vous puissiez ajouter les informations requises. Pour ce faire, cliquez sur le crayon bleu : une fenêtre contextuelle s’ouvrira, dans laquelle vous pourrez saisir les informations. Une fois tous les renseignements saisis, vous devez soumettre votre formulaire. Il est par ailleurs possible de le modifier après l’avoir soumis, en cliquant de nouveau sur le crayon bleu. ![image-20250609-182449.png](media://727640ee-d151-48ee-9286-ce4384a12551) Enfin, l’onglet « Historique » présente certaines données liées à l’historique du programme. ## Inscriptions des hôtes L’onglet « Inscriptions des hôtes » présente la liste des inscrits par programme. Pour consulter les inscriptions, vous devez d’abord sélectionner le ou les programmes désirés à l’aide de la liste déroulante, puis cliquer sur **Rechercher**. À partir de cette liste, vous pourrez gérer l’ensemble des inscriptions à votre programme : consulter le profil des participants, transmettre des communications, soumettre une demande de changement de programme ou une demande de remboursement, etc. ### Profil des participants Pour consulter le profil d’un participant, vous pouvez effectuer une recherche par prénom, nom, numéro HCR ou numéro de facture. Une fois le profil trouvé, cliquez sur la case du prénom et du nom pour ouvrir le panneau latéral et accéder à l’information. L’onglet « Inscription » présente les informations de la personne ayant procédé à l’inscription, ainsi que l’acceptation et la signature des dispenses et des conditions. Si vous souhaitez consulter une dispense, cliquez sur le lien bleu : une fenêtre contextuelle s’ouvrira. Il est à noter que le parent peut modifier son consentement à partir de son compte, dans la section « Membre ». ![image-20250606-180500.png](media://6f996b8f-fe35-415e-8923-d18c860f28d5) ![image-20250606-180525.png](media://a7ebdcc6-7432-40e6-ac00-acd61819bedd) L’onglet « Transaction » présente les informations relatives à la transaction, notamment le statut et le mode de paiement. La boîte « Dû » indique si un montant est dû au programme — ce qui pourrait être le cas si le parent a choisi une autre méthode de paiement que le paiement en ligne par carte de crédit. ![image-20250606-180616.png](media://4cb81a25-c0ba-457f-ab12-73b5c316f6fc) L’onglet « Questionnaire » présente les réponses soumises par le parent lors de l’inscription. Seul le parent peut modifier les réponses via le module « Achat » de son compte. Pour ce faire, il doit ouvrir le panneau latéral de la transaction, cliquer dans la ligne correspondante, puis choisir l’onglet « Questionnaire ». Comme pour les questionnaires des hôtes, il peut modifier ses réponses en cliquant sur le crayon bleu. Il est également possible de consulter le « profil du participant » en cliquant sur le lien **Voir profil**, sous le numéro de membre. Vous y trouverez les informations générales du membre. Par exemple, un membre inscrit dans le programme Première présence aura le type de membre « Première présence ». Il est à noter que ce type de membre ne peut être ajouté à une équipe tant que le programme en question n'est pas terminé, que les membres ne se sont pas inscrits au programme et qu'ils n'ont pas reçu le type de membre « Joueur ». ![image-20250606-180645.png](media://3fad2e44-7ccc-40e5-8ca1-3a6ebee48a27) ![image-20250606-180712.png](media://53185257-c6e0-4ef1-8d13-38ffabe6c49c) Le bouton **Actions** vous permet de renvoyer la facture au parent, de transmettre une communication à ce membre, de soumettre une demande de remboursement ou une demande de changement de programme. Pour soumettre une demande, cliquez sur **Faire une demande**. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le type de demande à soumettre. ![image-20250606-180753.png](media://17163260-876e-459f-b378-37161f8ecba3) ### Demande de remboursement Une demande de remboursement peut être soumise à l’administrateur du programme, accompagnée de toute information utile à la prise de décision. L’administrateur recevra une notification et pourra accepter ou refuser la demande. Aucune notification ne vous sera envoyée après la décision, mais vous pourrez voir si la demande a été traitée dans l’onglet « Transaction ». ### Demande de changement de programme Lorsque vous soumettez une demande de changement de programme, vous devez indiquer** **« vers quel programme » la demande doit être faite. Vous pouvez ajouter une note pour compléter la demande. Aucune notification ne vous sera envoyée, mais si la demande est acceptée, le membre disparaîtra de votre liste d’inscrits et une place sera libérée dans le programme. ![image-20250606-180826.png](media://ed01902d-d2e9-4452-a692-f4882dbf794f) ## Liste d’attente des hôtes L’onglet « Liste d’attente des hôtes » présente la liste des personnes inscrites sur la liste d’attente, par programme. Pour consulter cette liste, sélectionnez le ou les programmes à l’aide de la liste déroulante, puis cliquez sur **Rechercher**. En tant qu’hôte d’un programme, vous pouvez accepter des membres qui sont sur la liste d’attente afin de combler des places vacantes dans votre programme. En ouvrant le panneau latéral, vous verrez l’information minimale fournie lors de la création du profil. Il est à noter qu’aucun « type » n’a été attribué à ces membres. Pour accepter un membre qui est sur la liste d’attente, cliquez sur le bouton **Actions**, puis sur **Accepter**. Un courriel d’acceptation sera alors transmis au parent, l’invitant à compléter l’inscription en ligne. Le statut du membre invité passera alors à « En attente du client ». ![image-20250606-181106.png](media://1046eec4-bc9e-41e5-8e2a-19e5998f1e9d) Un membre inscrit sur une liste d’attente peut s’inscrire dans un autre programme. Dans un tel cas, il ne pourra plus être admis dans le programme pour lequel il était initialement « En attente ». Il est à noter qu’aucun délai n’est associé à l’invitation : vous devez gérer manuellement le délai alloué pour procéder à l’inscription. C’est pourquoi nous vous suggérons d’indiquer dans la note accompagnant l’invitation le délai imparti pour inscrire le membre. Il est possible de modifier le statut d’un membre « En attente du client » pour le remettre sur la liste d’attente ou refuser son admission au programme. **Attention** : si vous invitez plus de membres que le nombre de places disponibles dans votre programme, **tous** ces membres pourront s’inscrire, la plateforme ne gérant pas cet aspect. ## Envoi d’une communication L’hôte d’un programme peut transmettre une communication à un ou plusieurs membres inscrits, ou à un ou plusieurs membres sur la liste d’attente. ### **Membres inscrits** : Pour envoyer un message, allez dans l’onglet « Inscriptions des hôtes », cochez la case des membres souhaités, puis ouvrez le panneau latéral. Dans le bouton **Actions**, sélectionnez **Envoyer un message**. Après avoir confirmé la liste des destinataires, cliquez sur **Suivant**. Deux options de message s’offrent à vous : 1. Rédiger un message personnalisé 2. Choisir un modèle préétabli (modifiables selon vos besoins) Tous les messages sont transmis en **CCI**. Vous pouvez aussi envoyer un message à un seul membre directement depuis le panneau latéral de son profil, via le bouton **Actions**. ### **Membres sur liste d’attente** : Comme pour les membres inscrits, il est possible de leur transmettre une communication depuis l’onglet « Liste d’attente des hôtes » en sélectionnant les membres désirés. ## Rapports pour les Hôtes Deux rapports sont disponibles pour vous aider à faire la gestion de vos programmes. Le rapport « Inscription Association - [nom du programme] »** **vous donnera les informations relatives aux participants à votre programme tandis que le « Rapport des consentements »** **regroupe les réponses de tous les consentements signés dans le cadre de l’inscription au programme. Afin de télécharger le rapport vous devez cliquer sur les trois points […] qui apparaissent lorsque vous survolez du pointeur de la souris le coin supérieur droit du rapport sous « Export as PDF »** **et choisir le mode d’extraction. ![image-20250606-164626.png](media://8e41ee50-004e-46d3-b754-f2880c535137) ![image-20250606-164737.png](media://ab6cd166-8d36-4dd7-8540-08631bbc5fff) ![image-20250606-164709.png](media://f49315d1-62bf-471f-a689-22972a1f7a90)